《環(huán)球》雜志記者/卞卓丹 樂(lè)艷娜 實(shí)習(xí)記者/李夢(mèng)
許多關(guān)注北京奧運(yùn)會(huì)的人們都曾見(jiàn)到過(guò)這樣一張照片：2008年8月8日中午，人民大會(huì)堂內(nèi)，國(guó)家主席胡錦濤同各國(guó)貴賓們談笑風(fēng)生，共同步入宴會(huì)大廳。
這是胡主席為來(lái)華出席北京奧運(yùn)會(huì)開(kāi)幕式的貴賓們舉行的歡迎宴會(huì)。鏡頭定格的瞬間，是各國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人一同步入宴會(huì)廳。胡主席居于隊(duì)伍前排正中，身邊的時(shí)任美國(guó)總統(tǒng)布什笑對(duì)著前方，再往左，俄羅斯總理普京健步前行。
畫(huà)面中，布什夫婦與普京比肩而行。可是這一瞬間，卻差點(diǎn)因?yàn)橐粋�(gè)“偶然”而被錯(cuò)過(guò)。數(shù)十分鐘前，人民大會(huì)堂北大廳開(kāi)始舉行迎賓儀式，國(guó)際貴賓們按規(guī)定時(shí)間有序抵達(dá)。普京抵達(dá)前，也許正處理格魯吉亞與俄羅斯在南奧塞梯的軍事沖突。為等候趕往人民大會(huì)堂的普京，迎賓節(jié)奏稍微放慢了一些……于是，那張照片最終呈現(xiàn)了完美的效果。
兩個(gè)月后，10月24日，第七屆亞歐首腦會(huì)議在北京召開(kāi)時(shí)，同樣有一張照片令人記憶猶新：隨著巨幅長(zhǎng)城背景畫(huà)的徐徐拉開(kāi)，胡主席、溫總理及與會(huì)外國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人步入北大廳，形成了“人從畫(huà)中來(lái)”的效果……
其實(shí)，無(wú)論是普京的“準(zhǔn)時(shí)到達(dá)”，還是亞歐領(lǐng)導(dǎo)人完美亮相，在這些外交舞臺(tái)的背后都有一支鮮為人知、忠于職守、訓(xùn)練有素的“幕后團(tuán)隊(duì)”的辛勤工作——外交部禮賓司。
北京奧運(yùn)成為經(jīng)典案例
一位外交界的老前輩曾說(shuō)過(guò)：“外交是國(guó)家的人格行為，禮儀是外交的敏感表情�！倍Y賓作為外交的載體、國(guó)家對(duì)外的“窗口”，它所孕育的內(nèi)涵遠(yuǎn)遠(yuǎn)超乎我們的想象。
《環(huán)球》雜志記者來(lái)到外交部禮賓司的時(shí)候，司領(lǐng)導(dǎo)介紹說(shuō)，“禮賓工作包含著許多大家看不到的千頭萬(wàn)緒的工作�！北热纾M織一場(chǎng)國(guó)際會(huì)議的禮儀活動(dòng)，既要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，又要兼顧各方，既要保證不同國(guó)家代表語(yǔ)言交流的順暢，席位安排上還要考慮國(guó)家關(guān)系、宗教信仰、文化差異等各種因素�！白尨蠹叶紳M意，都認(rèn)同，不是一件容易的事 。”
談及成功的禮賓案例，記者走訪的禮賓人員首推北京奧運(yùn)會(huì)：這場(chǎng)規(guī)模空前的盛會(huì)成了新世紀(jì)中國(guó)形象的一次精彩亮相。
在被現(xiàn)場(chǎng)直播的歡迎宴會(huì)上，習(xí)慣用左手的國(guó)際貴賓們就坐時(shí)發(fā)現(xiàn)，他們的餐刀沒(méi)有一把是放在右邊的；考慮到不同民族不同地區(qū)的飲食需求，宴會(huì)一共提供了6種個(gè)性化菜單；為了使國(guó)際貴賓們看到自己熟悉的語(yǔ)言，胡主席的講話稿被印制成了15種文字……
奧運(yùn)會(huì)這樣的國(guó)際場(chǎng)合同時(shí)也是一個(gè)展示中國(guó)傳統(tǒng)文化的場(chǎng)所。宴會(huì)前，在貴賓們休息的人民大會(huì)堂西大廳里，擺放了從國(guó)家博物館等地借調(diào)來(lái)的8件文物，配有中、英、法三種文字的說(shuō)明。歡迎宴會(huì)的請(qǐng)柬、菜單、席位圖、座位卡、講話稿設(shè)計(jì)新穎，系列配套，集美觀、實(shí)用為一體。請(qǐng)柬是以《清明上河圖》為背景，豎版排列，菜單則采用線裝書(shū)形式，里面配有精美的文物插圖，深受來(lái)賓喜愛(ài)，大家爭(zhēng)相收藏。
作為奧運(yùn)會(huì)的一個(gè)隆重開(kāi)場(chǎng)，很重要的方面是通過(guò)媒體進(jìn)行展示。實(shí)際上，胡主席與國(guó)際貴賓們走進(jìn)宴會(huì)廳的那張照片，也是經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)的。
最初的設(shè)想是中方聯(lián)絡(luò)員陪同各自負(fù)責(zé)的貴賓走上樓梯、進(jìn)入宴會(huì)廳并引領(lǐng)入座，但眾多聯(lián)絡(luò)員摻雜在中間，必將影響到鏡頭效果。經(jīng)反復(fù)設(shè)計(jì)、演練，較好地兼顧了現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)安排。于是第二天，定格的鏡頭成就了那一精彩的歷史瞬間。
另值得一提的是，此次歡迎宴會(huì)，桌形設(shè)計(jì)和席次安排也獨(dú)具匠心。
宴會(huì)的桌形設(shè)計(jì)本有九邊形、大U形、花瓣形、九圓桌等方案。起先，采用了九個(gè)長(zhǎng)桌拼成九邊形的設(shè)計(jì)，新穎、大氣。可是在距離奧運(yùn)會(huì)開(kāi)幕式不到一周的第二次演練中發(fā)現(xiàn)，此方案各對(duì)應(yīng)桌間距較遠(yuǎn)，產(chǎn)生距離感，美中不足。于是宴會(huì)籌備人員連夜加班，將桌形改成了九圓桌——既拉近了距離，又體現(xiàn)了“九九歸一”、“團(tuán)團(tuán)圓圓”的中國(guó)傳統(tǒng)思想。
在座次安排上，既遵循奧運(yùn)慣例，又體現(xiàn)中國(guó)特色。首桌突出了奧運(yùn)大家庭，不僅有重點(diǎn)國(guó)家而且還兼顧了地區(qū)代表性，請(qǐng)胡主席夫婦與羅格、薩馬蘭奇和美國(guó)、俄羅斯、日本、法國(guó)、哈薩克斯坦、巴西、菲律賓、加蓬、巴基斯坦等國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人就座。其他八桌請(qǐng)另外八位政治局常委分別作為主人，款待來(lái)自八方的貴賓。
“座次的安排可以說(shuō)是數(shù)十易其稿，改了不知多少回�！必�(fù)責(zé)宴會(huì)準(zhǔn)備工作的同志介紹，既要考慮禮賓次序，也要考慮國(guó)家關(guān)系和宗教信仰等因素，避免敏感國(guó)家同桌或相鄰。為了體現(xiàn)平等性，每張桌子都以花卉的名字來(lái)命名，而非采用數(shù)字排序。宴會(huì)樂(lè)曲的選擇也是兼顧了中國(guó)特色和世界各地區(qū)的代表性。
8月9日，路透社特別關(guān)注了這次宴會(huì)的座次安排，作了積極評(píng)價(jià)。
與歡迎宴會(huì)類(lèi)似，8月8日晚間的奧運(yùn)開(kāi)幕式同樣是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程。
國(guó)家體育場(chǎng)“鳥(niǎo)巢”三層的核心貴賓區(qū)面積有限，通道狹窄。入場(chǎng)時(shí)，各國(guó)元首和政府首腦的隨行人員不能進(jìn)入，無(wú)法引領(lǐng)各自政要入座。在這種情況下如何保證客人們能在規(guī)定時(shí)間就坐？禮賓司想了一個(gè)辦法——在座位上貼國(guó)旗與國(guó)名，每個(gè)通道上安排3個(gè)工作人員協(xié)助指位。退場(chǎng)時(shí)，一個(gè)局促的空間內(nèi)數(shù)百人都要通過(guò)一部扶梯下樓，同樣容易出現(xiàn)擁堵和混亂。經(jīng)過(guò)演練，禮賓司在協(xié)調(diào)會(huì)上積極建議，退場(chǎng)分批次，外方先走，中方后走，由此保證了“流程”的順暢。
禮賓司領(lǐng)導(dǎo)表示，“奧運(yùn)結(jié)束后，國(guó)外國(guó)內(nèi)對(duì)幾場(chǎng)重大活動(dòng)的禮賓安排給予高度評(píng)價(jià)，這就是成功�！�
亞歐峰會(huì)的最佳車(chē)隊(duì)順序
2008年的“禮賓戰(zhàn)役”，除了北京奧運(yùn)會(huì)，還有10月下旬的第七屆亞歐首腦會(huì)議。
兩年一屆的亞歐首腦會(huì)議已成機(jī)制，禮賓安排既要考慮若干國(guó)際慣例，也要體現(xiàn)東道國(guó)的特色。出席本屆亞歐峰會(huì)共有10位國(guó)家元首、23位政府首腦，東盟和歐盟各1位領(lǐng)導(dǎo)人，1位副首腦、7位外交部長(zhǎng)和1位副外長(zhǎng)，其規(guī)模與2006年的中非合作論壇規(guī)模相當(dāng)。按照亞歐會(huì)議慣例，溫總理要在會(huì)議開(kāi)幕式前，在人民大會(huì)堂依次迎接與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人。根據(jù)亞歐會(huì)議的做法，此場(chǎng)活動(dòng)的禮賓順序要突出四個(gè)協(xié)調(diào)員——中國(guó)、文萊、法國(guó)和歐盟委員會(huì)，同時(shí)也要考慮各代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)的級(jí)別。由于各代表團(tuán)住得比較分散，有的住在西邊的香格里拉酒店，有的住在東邊的索菲特酒店，要保證他們?cè)诎胄r(shí)內(nèi)按順序全部抵達(dá)會(huì)場(chǎng)，一個(gè)合理且各方都能接受的禮賓次序十分重要。經(jīng)過(guò)反復(fù)研究和比較，禮賓司最終選擇了按國(guó)名漢語(yǔ)拼音排序確定44位與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人車(chē)隊(duì)出發(fā)順序，大大縮短了道路管制時(shí)間。
實(shí)際執(zhí)行當(dāng)天，在各有關(guān)部門(mén)通力合作下，各車(chē)隊(duì)行進(jìn)流暢連貫，不到30分鐘，44位領(lǐng)導(dǎo)人全部抵達(dá)人民大會(huì)堂，迎接儀式順利舉行。
實(shí)際上整個(gè)亞歐峰會(huì)期間，每場(chǎng)活動(dòng)都有不同的禮賓順序，包括領(lǐng)導(dǎo)人合影、開(kāi)幕式的站位、會(huì)議的座次安排等，這是為了避免按某一固定排序方式導(dǎo)致一些與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人總排在后邊或旁邊。
對(duì)此，禮賓司同志解釋說(shuō)，“國(guó)際會(huì)議是重要的外交舞臺(tái)，我們的任務(wù)就是讓與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人有更多的機(jī)會(huì)相互接觸和交流。”
禮賓司是“國(guó)家隊(duì)”
總結(jié)北京奧運(yùn)幾場(chǎng)重要外事活動(dòng)與亞歐峰會(huì)的禮賓工作之所以成功時(shí)，禮賓司領(lǐng)導(dǎo)介紹說(shuō)，“有一點(diǎn)是與禮賓司工作人員的精益求精，在學(xué)習(xí)中開(kāi)拓創(chuàng)新分不開(kāi)的�！�
除了平時(shí)的積累，在奧運(yùn)之前，禮賓司還專門(mén)向各國(guó)的禮賓官、中國(guó)駐各國(guó)使領(lǐng)館了解情況�！皧W運(yùn)會(huì)禮賓工作動(dòng)用了數(shù)百名工作人員，僅貴賓聯(lián)絡(luò)員就有300多人，聯(lián)絡(luò)員向外方了解信息，飲食一項(xiàng)就要了解很多內(nèi)容，比如，有沒(méi)有宗教禁忌，能不能喝酒，對(duì)什么食品過(guò)敏等等，都要了解清楚�！�
其實(shí)，除了對(duì)于重大活動(dòng)的調(diào)研和組織，禮賓司的日常工作涉及面廣，這從其組織構(gòu)架就可見(jiàn)一斑。目前，禮賓司共設(shè)6個(gè)處：亞非處、歐美處、接待處、綜合處、證件處和特權(quán)與豁免處。
亞非處和歐美處負(fù)責(zé)駐華使館的日常事務(wù)，著重于禮儀方面，按照地區(qū)來(lái)劃分。大使的到離任活動(dòng)、駐華使館的招待活動(dòng)，兩國(guó)建交的紀(jì)念活動(dòng)，外國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人逝世的吊唁活動(dòng)等，都是這兩個(gè)部門(mén)的職責(zé)范圍。
接待處負(fù)責(zé)國(guó)賓和重要外賓的來(lái)訪接待工作。據(jù)介紹，2008年，列入訪問(wèn)的國(guó)家元首有18位，政府首腦20位，副元首1位、副總理6位，外長(zhǎng)21位……“僅僅是接待工作就有66起，這還不包括出席奧運(yùn)會(huì)和殘奧會(huì)的國(guó)際貴賓。”
綜合處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人出席的國(guó)際會(huì)議，指導(dǎo)處理涉外禮儀事務(wù)，處理國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外長(zhǎng)的賀年卡、禮儀性的電函來(lái)往。
目前與中國(guó)建交的有171個(gè)國(guó)家。這些國(guó)家的駐華使館以及20多個(gè)國(guó)際組織的駐華機(jī)構(gòu)的工作人員及其家屬，身份需要得到認(rèn)證并發(fā)放證件，這由證件處負(fù)責(zé)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅2008年，證件處就發(fā)放了4900份證件。
根據(jù)《維也納外交關(guān)系公約》和《中華人民共和國(guó)外交特權(quán)與豁免條例》，在華外交人員及其家屬享有外交特權(quán)和豁免，涉及這方面的事宜由特權(quán)和豁免處負(fù)責(zé)。
“其實(shí)，禮賓司的工作確實(shí)可以用千頭萬(wàn)緒來(lái)形容。作為國(guó)家的‘門(mén)面’，和奧運(yùn)的‘國(guó)家隊(duì)’一樣，‘十年磨一劍’，禮賓司也可以說(shuō)是中國(guó)的禮賓‘國(guó)家隊(duì)’�！倍Y賓司領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)說(shuō)。
禮賓官的應(yīng)變與擔(dān)當(dāng)
《環(huán)球》雜志在外交部采訪時(shí)問(wèn)及禮賓官需要具備哪些素質(zhì)，禮賓司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，除了政治素質(zhì)、組織紀(jì)律和專業(yè)水準(zhǔn)，還應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)，應(yīng)變能力和奉獻(xiàn)精神。
國(guó)家主要領(lǐng)導(dǎo)人出訪時(shí)，隨行的禮賓人員一般有幾人，而其他級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人出訪，隨行禮賓官只有一或兩位，因此禮賓官們常常要獨(dú)當(dāng)一面。“現(xiàn)在的外交活動(dòng)非常復(fù)雜，雙邊和多邊活動(dòng)經(jīng)常交錯(cuò)進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)人可能不僅僅出席一個(gè)國(guó)際會(huì)議，還要順訪會(huì)議主辦國(guó)，或者是在訪問(wèn)某個(gè)國(guó)家時(shí)順便參加在那里舉行的國(guó)際會(huì)議。經(jīng)常是兩三天的時(shí)間里搞二三十場(chǎng)的外事活動(dòng)，強(qiáng)度大，變數(shù)更大。因此，每個(gè)禮賓工作者都要有很強(qiáng)的應(yīng)變能力，要處變不驚，沉著應(yīng)對(duì)�！�
禮賓司親歷過(guò)香港回歸、澳門(mén)回歸、中非合作論壇、北京奧運(yùn)會(huì)、亞歐首腦會(huì)議等重大活動(dòng)的同志們介紹了許多這方面的體會(huì)。
至于說(shuō)起奉獻(xiàn)，從禮賓官的工作中便能看得出來(lái)。隨著國(guó)家實(shí)力的增強(qiáng)，中國(guó)參與國(guó)際事務(wù)越來(lái)越多，外交禮賓任務(wù)也逐年增加。禮賓工作具有很強(qiáng)的時(shí)效性。在禮賓司，工作人員加班加點(diǎn)是常態(tài)，許多同志幾年來(lái)沒(méi)有休過(guò)年假，常常是一個(gè)任務(wù)剛剛完成，新的任務(wù)已經(jīng)擺在案頭，中間連喘息的時(shí)間都沒(méi)有。
如今，禮賓司約有70名工作人員，其中女性占了一半比重。她們特有的審美意識(shí)和細(xì)致程度，常使得禮賓安排莊重而不失典雅，宏大而不失細(xì)致。這些“半邊天”在工作中發(fā)揮著主力軍作用，還榮獲了中央國(guó)家機(jī)關(guān)“巾幗建功”先進(jìn)集體的稱號(hào)。多年來(lái)，禮賓工作取得了驕人的成績(jī)，得到了中央有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和外交部領(lǐng)導(dǎo)的多次肯定，但“禮賓人”的步伐從未停歇，他們默默地在自己的崗位上辛勤耕耘，參與并見(jiàn)證著一幕幕中國(guó)外交的歷史畫(huà)面……
